改正電子帳簿保存法

人事の図書館 編集長 大西直樹

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」と言います。会社法や法人税法等で保存が義務づけられている帳簿や決算書、請求書等の国税関係帳簿・書類について、法令上は「紙での保存」が原則となっています。しかし、紙で保存する方法は、用紙や印刷、保存用ファイル等にかかる費用が嵩むほか、保管スペースの確保や整理にかかる作業負担が増えること等から、経理業務の長年の課題となっていました。電子帳簿保存法は、こうした帳簿や書類を「一定の要件を満たせばデータで保存・管理することを特例として認める」というものです。

 

多くの企業で導入が進む、電子帳簿保存。

 

電子帳簿保存法の適用を受けると、紙の原本が不要になるため、ファイリング等の整理作業や保管のためのスペースを確保・管理する必要がなくなります。紙の原本を保管するためのファイルや什器などの設備も必要なくなり、コスト削減にもつながります。また、セキュリティが万全の環境下でデータを保存すれば、誤って廃棄したり火災・水害などで紛失する心配もなくなります。さらにデータで保存することにより、ファイル名等で検索すれば欲しい情報がすぐ見つかる、という利点もあります。当初は運用ルールの厳しさから「企業の負担が大きい」と敬遠されてきた電子帳簿保存法ですが、これまでに何度となく要件が緩和され、今では多くの企業で導入が進んでいます。

電子帳簿保存法に基づいて、電子データを保存するには以下の3種類があります。

◆電磁的記録での保存方法

PCを使って作成したデータを保存する方法を電磁的記録での保存といいます。DVDやハードディスクといったメディアでの保管だけではなく、クラウドサービスを利用してサーバーに保管したデータもあてはまります。データの作成者がPCを使って、一貫して作業を行う必要があります。クラウドサービスを利用すればデータの保存だけでなく、関係部署とのデータ共有もスムーズに行えるので便利です。

◆紙データをスキャナで保存する方法

紙の書類をスキャンすることで電子データに変換し、電子文書として保存する方法も認められています。ただ、スキャナでの保存は紙の書類を改ざんされてしまえば、データの書き換えが行われてしまう難点があります。そのため、タイムスタンプの付与など一定の要件を満たさなければ、エビデンスとして認められません。

◆電子取引データの保存方法

請求書・領収書等のうち、電子データで受領する書類や電子明細は、利用者がデータを改ざんできないクラウドサービスを利用していれば、税務署長承認やタイムスタンプは不要で保存可能です。


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